1. Documentação Técnica e Projeto do Estande
Todo estande – independentemente do seu tamanho – deve ser aprovado pelo organizador do evento. Para isso, é necessário apresentar:
- planta detalhada com medidas,
- corte vertical com a altura da estrutura indicada,
- informações sobre os materiais utilizados na construção,
- localização dos pontos de conexão técnica (eletricidade, água, ar comprimido, esgoto, pontos de suspensão, internet, etc.).
Para estandes de dois andares ou com estruturas suspensas, são exigidas aprovações adicionais e pareceres técnicos, além de documentação que comprove a segurança da estrutura, geralmente elaborada por um engenheiro estrutural habilitado.
2. Restrições Estruturais
Os organizadores costumam impor restrições específicas relacionadas à construção dos estandes, como:
- altura máxima da estrutura, que depende do pavilhão (geralmente entre 4 e 6 metros),
- distâncias mínimas das bordas do estande, especialmente quando há expositores vizinhos,
- limite de fechamento das laterais (normalmente apenas 30% a 50% das laterais podem ser fechadas, dependendo do tipo de estande) – exigência de abertura para melhor acesso dos visitantes,
- limite de carga sobre o piso, essencial para a instalação de equipamentos pesados.
O não cumprimento dessas regras pode levar à rejeição do projeto pelo organizador ou à necessidade de alterações estruturais no local – o que gera custos adicionais e atrasos.
3. Conformidade com Normas de Segurança Contra Incêndios e Saúde Ocupacional
Todos os elementos do estande devem cumprir as exigências de segurança contra incêndios e normas de segurança do trabalho:
- os materiais utilizados na construção devem ser incombustíveis ou retardadores de chama, com certificados adequados,
- a estrutura não pode obstruir saídas de emergência, corredores de incêndio, hidrantes ou quadros elétricos,
- todos os cabos e instalações elétricas devem ser executados conforme as normas e protegidos contra o acesso de pessoas não autorizadas.
Os organizadores têm o direito de realizar inspeções de segurança e, em caso de irregularidades, podem impedir a abertura do estande até que os problemas sejam corrigidos.
4. Prazos e Regras de Montagem
Cada expositor deve cumprir rigorosamente o cronograma de montagem e desmontagem definido pelo organizador. Na prática, isso inclui:
- planejar e registrar antecipadamente o acesso de veículos ao pavilhão,
- reservar espaço para descarregamento e acesso ao elevador de carga (se aplicável),
- fornecer a lista das equipes de montagem com seus dados (incluindo, em alguns casos, certificados de treinamento em segurança),
- obter credenciais de acesso e seguir o regulamento de trabalho no local.
Qualquer atraso na montagem pode afetar o cronograma de outros expositores — por isso os organizadores são rigorosos no cumprimento dos prazos.
5. Padrões Ecológicos e Reciclagem de Materiais
Cada vez mais organizadores adotam padrões ecológicos em feiras e exposições, que incluem:
- limitação do uso de materiais descartáveis e plásticos,
- obrigatoriedade da reciclagem e coleta seletiva de resíduos de construção,
- redução do consumo de energia e água durante o evento.
Estruturas reutilizáveis, sistemas modulares e o uso de materiais naturais (como madeira, tecidos e vegetação) são cada vez mais valorizados — e muitas vezes exigidos — em eventos com foco na sustentabilidade.
6. Pedidos Técnicos e Serviços Adicionais
A maioria dos pavilhões de feiras exige a comunicação prévia de:
- ligações elétricas e sua localização exata no estande,
- acesso à internet, CFTV ou sistemas de alarme,
- ligações de água e esgoto,
- serviços de limpeza, segurança ou mobiliário e iluminação adicionais.
Todos os pedidos devem ser feitos com antecedência mínima de 30 dias antes do evento. Após esse prazo, o organizador cobra chamadas taxas de urgência, que podem aumentar significativamente o custo dos serviços.