1. Dokumentacja techniczna i projekt stoiska
Każde stoisko – niezależnie od wielkości – musi zostać zatwierdzone przez organizatora. W tym celu konieczne jest przedstawienie:
- szczegółowego rzutu stoiska z wymiarami,
- przekroju pionowego z oznaczoną wysokością konstrukcji,
- informacji o materiałach użytych do budowy,
- lokalizacji przyłączy technicznych (prąd, woda, sprężone powietrze, odpływy, punkty podwieszenia, Internet itp.).
W przypadku stoisk piętrowych lub z podwieszeniem wymagane są dodatkowe zgody konstrukcyjne i opinie techniczne, a także dokumentacja potwierdzająca bezpieczeństwo konstrukcji, najczęściej przygotowana przez konstruktora budowlanego z uprawnieniami.
2. Ograniczenia dotyczące konstrukcji
Organizatorzy bardzo często określają konkretne limity związane z zabudową stoiska:
- maksymalna wysokość zabudowy stoiska, zależna od hali (zazwyczaj 4–6 metrów),
- odległości od granicy stoiska, w przypadku stoisk sąsiadujących z innymi wystawcami,
- zakaz całkowitego zamykania boków stoiska (maksymalnie 30-50% zabudowy boków stoiska w zależności od jego typu) – wymóg otwartości dla odwiedzających,
- limit nacisku na posadzkę – istotny przy instalacji ciężkiego sprzętu.
Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować niezatwierdzeniem projektu przez organizatora lub koniecznością przeróbek konstrukcyjnych na miejscu – a to generuje koszty i opóźnienia.
3. Przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych i BHP
Wszystkie elementy stoiska muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa pożarowego:
- materiały zabudowy muszą być niepalne lub trudno zapalne, potwierdzone odpowiednimi atestami,
- zabudowa nie może blokować wyjść ewakuacyjnych, dróg pożarowych, hydrantów czy skrzynek elektrycznych,
- przewody i instalacje elektryczne muszą być układane zgodnie z przepisami i zabezpieczone przed dostępem osób postronnych.
Organizatorzy mają prawo przeprowadzać kontrolę bezpieczeństwa, a w razie niezgodności – zablokować uruchomienie stoiska do czasu usunięcia uchybień.
4. Terminy realizacji i zasady montażu
Każdy wystawca zobowiązany jest do przestrzegania harmonogramu montażu i demontażu ustalonego przez organizatora. W praktyce oznacza to konieczność:
- wcześniejszego zaplanowania i zgłoszenia wjazdu na teren hali targowej,
- rezerwacji miejsca na rozładunek i dostęp do windy towarowej (jeśli dotyczy),
- dostarczenia listy ekip montażowych wraz z ich danymi (czasem także szkoleniami BHP),
- uzyskania przepustek i przestrzegania regulaminu pracy na hali.
Każde opóźnienie w montażu może wpłynąć na harmonogram innych wystawców – dlatego organizatorzy rygorystycznie podchodzą do terminów.
5. Ekologiczne standardy i recykling materiałów
Coraz więcej organizatorów wprowadza zielone standardy wystawiennicze, obejmujące:
- ograniczenie materiałów jednorazowych i plastiku,
- obowiązek recyklingu i selektywnej zbiórki odpadów budowlanych,
- minimalizację zużycia energii i wody podczas targów.
Zabudowy wielorazowe, modułowe systemy wystawiennicze i stosowanie naturalnych materiałów (np. drewna, tkanin, roślinności) są nie tylko dobrze widziane, ale często wręcz wymagane przy organizacji bardziej zrównoważonych wydarzeń.
6. Zgłoszenia techniczne i zamówienia usług dodatkowych
Większość hal targowych wymaga zgłoszenia zapotrzebowania na:
- przyłącza prądu i ich lokalizację na stoisku,
- dostęp do internetu, telewizji przemysłowej, systemów alarmowych,
- przyłącza wodne, odpływy,
- usługi sprzątania, ochrony czy dodatkowego wyposażenia (meble, oświetlenie).
Wszystkie zamówienia muszą być złożone z odpowiednim wyprzedzeniem (najczęściej 30 dni przed wydarzeniem). Po tym terminie organizator dolicza tzw. stawki ekspresowe, które znacznie zwiększają koszt usług.